Zpracovatelská smlouva

Účinné od 9. 10. 2026. Smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „nařízení“).

1. Strany a forma

1.1. Zpracovatel: Mihalič Group s.r.o., IČO 07187891, DIČ CZ07187891 (identifikovaná osoba, není plátcem DPH), se sídlem Žižkova 320/13, Stará Boleslav, 250 01 Brandýs nad Labem-Stará Boleslav, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 296222. E-mail: info@momentak.cz.

1.2. Správce: organizace (autoservis), která si ve službě Momenťák zřídí účet. Správcem může být jen podnikatel s IČO. Identifikační údaje správce jsou ty, které organizace do služby vloží.

1.3. Tato smlouva je přílohou obchodních podmínek. Uzavírá se zřízením organizace ve službě, bez samostatného podpisu, v elektronické formě podle čl. 28 odst. 9 nařízení.

1.4. Zpracovatel zpracovává osobní údaje jen pro správce a podle jeho doložených pokynů. Pokynem je i nastavení a užívání aplikace. Pokyn mimo aplikaci (e-mail) zpracovatel provede, jen když neodporuje nařízení.

1.5. Zjistí-li zpracovatel, že pokyn porušuje nařízení nebo jiný předpis o ochraně osobních údajů, upozorní na to správce a pokyn neprovede.

2. Předmět, povaha a doba

2.1. Předmět: hosting a provoz aplikace, ve které správce vede své klienty, vozidla, rezervace, zakázky, doklady, soubory a zprávy, v rozsahu dostupných funkcí.

2.2. Povaha: uložení, zobrazení oprávněným uživatelům, zálohování, export, odeslání zprávy, kterou správce vyvolal, a výmaz nebo anonymizace na jeho pokyn.

2.3. Účel určuje správce. Zpracovatel účel nerozšiřuje. Vlastní účely zpracovatele (účet vlastníka organizace a smluvní vztah, fakturace služby, bezpečnost a provoz platformy včetně záznamů o přihlášení a ochrany účtů) popisují zásady ochrany osobních údajů.

2.4. Doba: po dobu trvání smlouvy o službě a do dokončení výmazu podle článku 9.

2.5. Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 nařízení ani údaje podle čl. 10 nařízení nejsou předmětem zpracování. Fotografie vozidel nahrané správcem se jako biometrické údaje nezpracovávají.

3. Kategorie subjektů a údajů

3.1. Subjekty: klienti správce, kontaktní osoby firemních klientů, osoby, které vyplní rezervaci nebo otevřou klientskou zónu, příjemci zpráv a personál správce (uživatelé, kterým správce zřídí přístup, a osoby uvedené v datech organizace).

3.2. Údaje:

• identifikační a kontaktní: jméno, e-mail, telefon, adresa, u podnikatelů IČO a DIČ, kontaktní osoby,

• vozidlo: registrační značka, VIN, přiřazení ke klientovi,

• rezervace, zakázky, poznámky, souhlasy a jejich odvolání,

• doklady a údaje o úhradách,

• fotografie a jiné soubory, které správce nebo klient nahraje,

• obsah a metadata zpráv odeslaných přes službu,

• údaje personálu správce: jméno, e-mail, role, příslušnost k provozovně a záznamy o práci v datech organizace,

• technické záznamy přístupu do klientské zóny.

3.3. Rozsah údajů určuje správce. Zpracovatel nepřidává údaje pro vlastní účely.

4. Pokyny a mlčenlivost

4.1. Zpracování mimo pokyn správce je porušením této smlouvy, ledaže je ukládá právo Unie nebo České republiky; o takovém zpracování zpracovatel správce informuje, pokud to právo nezakazuje.

4.2. Osoby s přístupem k údajům jsou vázané mlčenlivostí, i po skončení smlouvy. Přístup podpory k obsahu organizace je v aplikaci viditelně označený, zaznamenává se v auditním logu a je časově omezený.

5. Zabezpečení

5.1. Zpracovatel přijímá opatření podle čl. 32 nařízení přiměřená riziku; jsou popsána v příloze B. Certifikaci ISO/IEC 27001, SOC 2 ani obdobnou zpracovatel nemá.

5.2. Správce odpovídá za oprávnění svých uživatelů a za přidělení rolí. Využití druhého faktoru je volbou správce.

5.3. Zálohy jsou součástí opatření podle čl. 32 nařízení. Nenahrazují archivaci, kterou má správce ze zákona.

6. Podzpracovatelé

6.1. Správce dává zpracovateli obecné povolení zapojit podzpracovatele (čl. 28 odst. 2 nařízení). Aktuální seznam je příloha A.

6.2. Zamýšlené zapojení nebo nahrazení podzpracovatele oznámí zpracovatel na kontaktní e-mail vlastníka organizace nejméně 14 dní předem. Správce může do 14 dní od oznámení podat námitku na info@momentak.cz.

6.3. Nepodá-li správce námitku, platí, že změnu vzal na vědomí. Podá-li ji a strany se nedohodnou, může správce smlouvu ukončit přede dnem zapojení nového podzpracovatele. Provozovatel v takovém případě vrátí poměrnou část předplatného za nevyčerpané období do 30 dní od skončení smlouvy.

6.4. Zpracovatel ukládá podzpracovatelům povinnosti ochrany osobních údajů smluvně; s dodavateli k tomu používá jejich standardní smluvní podmínky zpracování. Za plnění podzpracovatele odpovídá správci zpracovatel (čl. 28 odst. 4 nařízení).

6.5. Kalendářní feed nebo export, který si stáhne uživatel správce do svého nástroje, je zpracování na straně správce; poskytovatelé těchto nástrojů nejsou podzpracovateli zpracovatele.

7. Práva subjektů

7.1. Práva subjektů údajů vyřizuje správce. Žádost, která přijde zpracovateli, předá zpracovatel správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dní.

7.2. Aplikace dává správci nástroje k plnění práv, zejména opravu a anonymizaci karty klienta a export a stažení údajů v rozsahu, který aplikace nabízí.

7.3. Kde nástroj chybí, poskytne zpracovatel správci součinnost ručně, bez zbytečného odkladu, tak aby správce mohl dodržet lhůty podle čl. 12 nařízení.

7.4. O výmazu a anonymizaci údajů klienta rozhoduje po dobu trvání smlouvy správce, včetně posouzení, zda musí doklady uchovat podle zvláštních předpisů.

8. Součinnost a hlášení porušení zabezpečení

8.1. Zpracovatel pomáhá správci s povinnostmi podle čl. 32 až 36 nařízení, přiměřeně povaze zpracování a informacím, které má.

8.2. Porušení zabezpečení osobních údajů ohlásí zpracovatel správci bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví, nejpozději do 48 hodin.

8.3. Hlášení jde na kontaktní e-mail vlastníka organizace. Kontakt zpracovatele pro bezpečnostní záležitosti: info@momentak.cz.

8.4. Hlášení obsahuje informace, které zpracovatel v té chvíli má: povahu porušení, kategorie a přibližný počet subjektů a záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navržená opatření. Další informace doplní, jakmile je zjistí. Ohlášení úřadu a subjektům údajů provádí správce.

8.5. Zpracovatel vede evidenci porušení zabezpečení.

9. Vrácení a výmaz

9.1. Po skončení služby zpracovatel podle volby správce údaje vrátí nebo smaže (čl. 28 odst. 3 písm. g) nařízení). Vrácení se plní exportem podle článku 11 obchodních podmínek, včetně bezplatného ručního předání údajů, které aplikace sama neexportuje.

9.2. Správce má po skončení smlouvy 30 dní přístup jen pro čtení a pro stažení údajů. Poté zpracovatel údaje správce v aplikaci i v úložišti souborů smaže, bez zbytečného odkladu, nejpozději do dalších 30 dní, a před výmazem správce upozorní na kontaktní e-mail vlastníka. Zpracovatel si ponechá jen vlastní účetní doklady vystavené správci.

9.3. Smazané údaje mohou dožívat v zálohách databáze, nejdéle 30 dní. Zálohy se kvůli jednotlivým výmazům nepřepisují a k obnovení smazaných údajů se nepoužijí.

9.4. Výmaz v aplikaci neruší povinnost správce uchovávat daňové a účetní doklady. Tu nese správce; zálohy zpracovatele ji nenahrazují.

10. Audit

10.1. Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 nařízení a umožní audit, včetně inspekce, prováděný správcem nebo jím pověřeným auditorem, zpravidla nejvýše jednou za 12 měsíců. Toto omezení neplatí, jde-li o audit po porušení zabezpečení osobních údajů, při důvodném podezření, že zpracovatel porušuje tuto smlouvu nebo nařízení, nebo na pokyn Úřadu pro ochranu osobních údajů či jiného dozorového úřadu.

10.2. Audit se ohlásí nejméně 30 dní předem; v případech podle věty druhé článku 10.1 v přiměřeně kratší lhůtě odpovídající naléhavosti. Audit proběhne v pracovní době, nesmí ohrozit bezpečnost ani údaje jiných organizací a auditor se zaváže mlčenlivostí.

10.3. Náklady auditu nese správce. Součinnost zpracovatele je bezplatná do rozsahu 8 hodin ročně; nad tento rozsah za úhradu.

11. Předání do třetích zemí

11.1. Aplikace, databáze, soubory a zálohy jsou provozovány v Evropské unii, na infrastruktuře DigitalOcean v regionu Frankfurt nad Mohanem.

11.2. Výjimkou jsou podzpracovatelé v příloze A, u nichž je uvedeno zpracování v USA. Předání se opírá o záruky podle kapitoly V nařízení uvedené v příloze A: standardní smluvní doložky Evropské komise, případně EU–US Data Privacy Framework, je-li příjemce certifikován. Kopii těchto záruk poskytne zpracovatel správci na vyžádání na info@momentak.cz.

12. Odpovědnost

12.1. Každá strana odpovídá za škodu, kterou porušením této smlouvy způsobí druhé, podle zákona č. 89/2012 Sb. a čl. 82 nařízení.

12.2. Pro náhradu škody mezi stranami platí omezení podle článku 13 obchodních podmínek. Toto omezení neplatí vůči subjektům údajů ani vůči dozorovému úřadu, nevztahuje se na nárok správce na regres vůči zpracovateli podle čl. 82 odst. 5 nařízení a nedotýká se újmy, kterou nelze předem vyloučit ani omezit (§ 2898 občanského zákoníku).

12.3. Správce odpovídá za zákonnost pokynů, za právní důvod zpracování, za obsah údajů a za archivaci, kterou mu ukládá zákon. Zpracovatel odpovídá za zpracování podle pokynů, za udržování opatření podle přílohy B a za smluvní zavázání podzpracovatelů.

13. Umělá inteligence

13.1. Služba ke zpracování údajů umělou inteligenci nepoužívá. Zpracovatel údaje správce ani jeho klientů nepoužívá k trénování modelů umělé inteligence a nepředává je k tomu třetím stranám.

13.2. Funkci, která by umělou inteligenci využila, zapne zpracovatel jen s předchozím výslovným souhlasem správce.

14. Závěrečná ustanovení

14.1. Smlouva trvá po dobu užívání služby a do dokončení výmazu podle článku 9. Povinnost mlčenlivosti trvá i poté.

14.2. Neplatnost jednoho ustanovení neruší ostatní.

14.3. Smlouva se řídí právem České republiky. Při rozporu s obchodními podmínkami v otázkách zpracování osobních údajů klientů správce má přednost tato smlouva.

14.4. Změny této smlouvy se oznamují postupem podle obchodních podmínek. Předchozí znění poskytne zpracovatel na vyžádání.

Příloha A — Podzpracovatelé

Platební brána Stripe není podzpracovatelem údajů klientů správce; u platebních údajů organizace vystupuje jako samostatný správce.

Příloha B — Technická a organizační opatření

B.1 Umístění a oddělení dat

• Aplikace, databáze a úložiště běží na infrastruktuře DigitalOcean v EU (Frankfurt nad Mohanem).

• Údaje organizací jsou v databázi oddělené; vazby nedovolí odkaz na záznam jiné organizace.

B.2 Šifrování

• Přenos dat je šifrovaný (HTTPS).

• Přístupové klíče k poštovním službám a úložištím jsou uložené šifrovaně (AES-256-GCM).

• Zálohy databáze jsou šifrované.

• Hesla uživatelů se ukládají jen jako otisk.

B.3 Řízení přístupu

• Přístup personálu správce se řídí rolemi v aplikaci; přihlášení vyprší po 7 dnech nečinnosti.

• Volitelný druhý faktor (TOTP) a přístupové klíče (passkey).

• Omezení počtu pokusů o přihlášení.

• Přístup podpory do účtu organizace je viditelně označený, zaznamenaný v auditním logu a omezený na 4 hodiny.

• Provozní tajemství se neukládají do zdrojového kódu.

B.4 Zálohy

• Šifrované zálohy databáze: hodinové s uchováním 7 dní, denní s uchováním 30 dní.

B.5 Soubory

• Nahrávání a stahování souborů probíhá přes odkazy s omezenou platností po kontrole oprávnění.

B.6 Záznamy a chyby

• Auditní log zaznamenává administrativní zásahy a přístupy podpory.

• Serverové záznamy se uchovávají nejdéle 30 dní.

• Hlášení chyb odchází až po odstranění e-mailů a telefonních čísel; nelze-li hlášení vyčistit, neodešle se.

B.7 Změna opatření

Zpracovatel může opatření nahradit srovnatelným nebo silnějším. Zeslabení opatření, které zvyšuje riziko pro správce, oznamuje stejně jako změnu podzpracovatele podle článku 6 (nejméně 14 dní předem, s možností námitky).